Wie wird das Konzept 2017-2022 als Grundlage für die Arbeit im Kirchenkreis genutzt? Wer trägt dafür die die Verantwortung?
Für das Kirchenamt* wurde das Konzept gar nicht genutzt, da die im Konzept genannten Aufgaben aufgrund der rechtlichen Vorgaben der Landeskirche umgesetzt mussten. Die Verantwortung obliegt dem Kirchenamtsausschuss, dem Kirchenkreis Neustadt-Wunstorf als Träger sowie der Kirchenamtsleiterin.
Welche Rückmeldungen und Anregungen hat die letzte Kirchenkreisvisitation für dieses
Handlungsfeld erbracht?
Im Berichtszeitraum gab es im KK Neustadt-Wunstorf (Träger des Kirchenamtes) keine Visitation. Im KK Stolzenau-Loccum fand die letzte Visitation 2010 statt.
Wie wurden Stellen außerhalb des Kirchenkreises beratend in die Erstellung des jetzt vorgelegten Konzeptes einbezogen?
Diese Frage gilt für das Kirchenamt nur begrenzt. Das Doppikteam der Landeskirche sowie der Firma Infoma waren und sind auch heute noch mit ihrer Aufgabe überfordert
Rückblick auf die Planung für 2017-2022
a) Kirchenamt:
- Im Kirchenamt ist eine Angleichung bestehender Arbeitsabläufe auf Grund unter-schiedlicher Strukturen in den vier Kirchenkreisen vielfach nicht möglich, da dies von einzelnen Kirchenkreisen nicht gewünscht ist.
- Die Einführung der Doppik hat zum 01.01.2019 begonnen. Zum 31.07.2021 sind die Eröffnungsbilanzen vorbereitet worden. Leider musste aufgrund der Umstellung des Masterkontenplanes die technische Umsetzung angehalten werden. Auch fehlen noch die Testate der Rechnungsprüfung.
- Die Jahresabschlüsse für die Haushaltsjahre 2019 und 2020 werden weiter vorbereitet.
- Eine Überprüfung der Verwaltungskostenumlage konnte aus zeitlichen Gründen nicht durchgeführt werden.
- Ebenfalls konnte aus zeitlichen Gründen die Vorbereitung und der Abschluss von Rahmenvereinbarungen nicht weiter vorangebracht werden.
- Leider ist es den Mitarbeitenden im Kirchenamt auf Grund der immer noch bestehenden Schwierigkeiten bei der Einführung der Doppik nicht möglich, ohne großen Zeitaufwand verbindliche Aussagen zum Kontostand der einzelnen Kirchenkreise und ihrer Kirchengemeinden zu geben. Das ist für alle Beteiligten ausgesprochen unerfreulich!
b) Gemeinde- und Ephoralbüro:
- Arbeit der örtlichen Gemeindebüros:
Die Pfarramtssekretärinnen im Kirchenkreis arbeiten von 0,5 bis 16 Wochenstunden in den einzelnen Kirchengemeinden. Dadurch ergeben sich vor Ort sehr unterschiedliche Aufgabenprofile. Außer in der KG Schinna ist in jeder Kirchengemeinde ein Kirchenbüro vorhanden. Sekretärinnen mit wenigen Wochenstunden arbeiten an dem PC des Ortspastors, die anderen im eigenen Büro mit eigenem PC; Stolzenau und Steyerberg stellen auch einen Laptop für das Homeoffice. Die Sekretärinnen sind für viele die erste Ansprechperson und das Gesicht der Gemeinde. Neben dem Telefondienst, dem Schriftverkehr im Rahmen der Pfarramtsverwaltung, der Aktenführung und Bearbeitung der Kasualien sind die meisten Sekretärinnen als Kirchenbuchführerinnen bestellt, einige führen eine Zahlstelle.
Alle sind mit der Friedhofsverwaltung betraut, vergeben Grabstellen, schreiben Rechnungen und führen Gespräche mit dem Friedhofspfleger, den Bestattern, den mit dem Grabaushub beauftragten Firmen und den Angehörigen. Viele sind über die eigentlichen Aufgaben hinaus noch ehrenamtlich für die Kirchengemeinde im Einsatz, erledigen Botengänge oder wirken bei Gemeindeveranstaltungen mit. Die Pfarramtssekretärinnen sind engagierte und sich sehr mit der eigenen Gemeinde identifizierende Mitarbeiterinnen, deren Wert für gelingende Verwaltungsabläufe und die „Kundenfreundlichkeit“ von Gemeinden nicht hoch genug geschätzt werden kann.
- Aufgaben, Profil, Ausstattung des Ephoralbüros
Das Ephoralbüro ist in der Superintendentur untergebracht und genauso renovierungsbedürftig wie alle anderen Räume. Es ist mit PC, veralteter Telefonanlage, Multifunktionsdrucker und Laptop für das Homeoffice ausgestattet. Neben allgemeinen Bürotätigkeiten übernimmt die Ephoralsekretärin besondere Aufgaben im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit (Stundenkontingent für die Pflege der Homepage). Sie layoutet das Mailing für die Kirchenkreisstiftungen und sorgt für den Versand und die Zuwendungsbescheinigungen. Sie organisiert den jährlichen Neujahrsempfang und bereitet die Treffen der Ausschusssitzungen und der KKS mit vor.
- Funktion des Ephoralbüros für die Vernetzung der Gemeindebüros
Die Ephoralsekretärin ist in allen Belangen Ansprechpartnerin der Pfarramtssekretärinnen. Sie organisiert deren jährliche Fortbildungen gemeinsam mit dem Kirchenkreis Nienburg, um sie zu fördern und zu vernetzen. Sie verwaltet die Zahlstelle für den Kirchenkreis und die Kirchengemeinde Stolzenau.
- Gestaltung der Schnittstellen zwischen Gemeinde- und Ephoralbüro mit dem Kirchenamt
Sie vermittelt für die Superintendentur den Postverkehr und Informationsfluss zwischen den Kirchengemeinden, der KKS und ihren Ausschüssen, dem KKV und den Stiftungen, dem Kirchenamt und dem Landeskirchenamt. Sie verwaltet die Urlaubs- und Dienstreiseanträge und hält engen Kontakt zum Sachbearbeiter für den KK im Kirchenamt.
Herausforderungen und Ziele im neuen Planungszeitraum:
a) Kirchenamt:
- Eine große Herausforderung ist die Einführung der Umsatzsteuerpflicht und die Schaffung attraktiver Arbeitsplätze, bei denen es gilt, die in Coronazeiten gemachten Erfahrungen mit Telearbeitsplätzen bei gleichzeitiger Erhaltung der Leistungsfähigkeit des Amtes und großer „Kundennähe“ zu berücksichtigen. Ein besonderes Augenmerk sollte darauf liegen, zu vermeiden, dass durch ständig neue Aufgaben und landeskirchliche Anforderungen kirchliche Verwaltung zunehmend mit sich selbst beschäftig ist! Weiterhin steht die Friedhofsver-waltung vor der Herausforderung, die einzelnen Friedhofsträger aktiv bei der Neukalkulation der Folgen der sich massiv verändernden Bestattungskultur zu unterstützen. Überprüfungen sind bei der personellen Ausstattung bei der Abteilung für Kitas und der Aufgabenverteilung der Amtsleitung erforderlich. Die anstehenden Aufgaben durch das neue Umsatzsteuerrecht und des Gebäudemanagements sind in der Stellenausstattung des Kirchenamtes noch nicht berücksichtig.
- Ziele sind zeitnahe Haushaltsplanung und Jahresabschlüsse, die Angleichung bestehender unterschiedlicher Strukturen in den Arbeitsbereichen der 4 Kirchenkreise, die Überprüfung der Verwaltungskostenumlagen, eine Kostenoptimierung für die 4 Kirchenkreise und Kirchengemeinden und ein Gebäudemanagement, bei dem wirklich ein erkennbarer Kosten-Nutzeneffekt für die Kirchenkreise, ihren Kirchengemeinden und Einrichtungen erkennbar ist, die Bildung von Verwaltungsausschüssen in allen Kirchenkreisen und die Überprüfung der Genehmigungsbefugnisse des Kirchenamtes
- Im Gespräch sind Überlegungen, dass über die Kooperation durch ein gemeinsames Kirchenamt, im Fundraising und der Lebensberatung mit dem KK Grafschaft Schaumburg hinaus weitere Kooperationen bzw. perspektivisch ein gemeinsamer Kirchenkreisverband realisierbar ist. Auch im Bereich der Kindertagesstätten ist eine Kooperation mit einer gemeinsamen Fachberatung denkbar.
b) Gemeinde- und Ephoralbüro:
Sind die geringen Stundenkontingente in etlichen Gemeindebüros für junge Frauen ein attraktiver Berufs(wieder)einstieg in oder nach der Familienphase, schließen sie zugleich qualifiziertere Bewerber*innen mit dem Wunsch nach einer höheren Wochenarbeitszeit aus. Eine Aufstockung der Stunden nach der Familienphase ist in den wenigsten Fällen möglich.
Die finanzielle Unterstützung durch das Förderprogramm „Das attraktive Pfarrbüro“ soll Anstoß sein, kleine Stundenkontingente aus mehreren Gemeinden zusammenzulegen oder eine Person an mehreren Orten einzusetzen. Stellen mit höheren Wochenstundenzahlen werden oder bleiben damit attraktiv für qualifizierte Bewerber*innen. Wenn bisherige Stelleninhaber*innen in den Ruhestand gehen, sollen die Impulse und Fördermöglichkeiten dieses Programms intensiv diskutiert werden.
Die Ephoralsekretärin sieht für die Zukunft steigenden Unterstützungsbedarf in den Pfarrbüros angesichts komplexerer Verwaltungsaufgaben wie der Einführung des E-Portals und der Umsatzsteuer.